- Pomoc w czynnościach związanych z powstaniem nowej wspólnoty:
- sprawdzenie funkcjonowania instalacji, urządzeń i infrastruktury,
- przejęcie protokolarne nieruchomości,
- skontrolowanie stanu prawnego i faktycznego wspólnoty,
- rejestracja w Urzędzie Statystycznym – Regon oraz w Urzędzie Skarbowym – NIP
- otwarcie rachunku bankowego
- Prowadzenie i aktualizowanie ewidencji zasobów lokalowych.
- Prowadzenie dla każdego lokalu dokumentacji, z zachowaniem ciągłości korespondencji.
- Przygotowanie planów gospodarczych.
- Opracowanie dokumentacji wspólnoty, w tym: statutu, regulaminu rozliczeń mediów, regulaminu utrzymania porządku i czystości w budynku.
- Przyjmowanie, obsługa i prowadzenie korespondencji z właścicielami.
- Ubezpieczanie nieruchomości i regulowanie składek wynikających z polis ubezpieczeniowych.
- Zawieranie umów na:
- dostawę mediów (c.o., energia elektryczna, woda + ścieki, gaz),
- roboty konserwacyjne w poszczególnych branżach,
- roboty remontowe wykonywane na podstawie uchwał wspólnoty,
- utrzymanie czystości,
- inne usługi (wskazane przez Zarząd Wspólnoty).
- Organizowanie i obsługa zebrań Wspólnot Mieszkaniowych.
- Sporządzanie, prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji z przebiegu zebrań.
- Analizowanie i przesyłanie do właścicieli rozliczenia rocznych kosztów Wspólnoty Mieszkaniowej.
- Analizowanie i wysyłanie naliczenia opłat na koszty utrzymania nieruchomości wspólnej.
- Reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz przed organami administracji państwowej i samorządowej.
- Prowadzenie pełnego rozliczenia finansowego dla nieruchomości.
- Prowadzenie obsługi finansowo – księgowej lokali mieszkalnych w zakresie wymiaru opłat zaliczki eksploatacyjnej, funduszu remontowego, opłat za centralne ogrzewanie, zimną wodę, kanalizację i wywóz nieczystości .
- Prowadzenie imiennych kartotek finansowych dla każdego lokalu w zakresie naliczonych opłat, należnych odsetek oraz dokonanych wpłat, jak również występujących zaległości i nadpłat.
- Kontrolowanie terminowości wpłat, wystawianie upomnień, naliczanie odsetek za zwłokę zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Dokonywanie przeliczeń i przesyłanie powiadomień w przypadku zmiany wysokości zaliczki eksploatacyjnej i remontowej, zmiany cen za centralne ogrzewanie lub inne świadczenia.
- Rozliczanie opłat za świadczenia : zimna woda, centralne ogrzewanie (indywidualne opomiarowanie – zlecane firmie specjalistycznej).
- Wykonanie i przedłożenie Zarządowi rocznego rozliczenia przychodów i kosztów dla nieruchomości, w terminie 60 dni po zakończeniu okresu obrachunkowego.
- Przyjmowanie i kontrolowanie faktur, oraz terminowe regulowanie należności dotyczących opłat za media, konserwację, remonty i inne koszty utrzymania nieruchomości.
- Przyjmowanie i przechowywanie dokumentacji finansowo – księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Dokonywanie rozliczeń przez rachunek bankowy i tworzenie lokat bankowych.
- Sporządzanie dokumentacji podatkowej Wspólnoty Mieszkaniowej.
- Przechowywanie, kompletowanie i archiwizacja dokumentacji technicznej budynku.
- Prowadzenie książki obiektu budowlanego.
- Zlecanie przeglądów budynku wynikających z przepisów Prawa Budowlanego art. 62.
- Zlecanie robót konserwacyjnych wynikających z bieżących zgłoszeń mieszkańców i potrzeb w tym zakresie..
- Odbiór robót konserwacyjnych, sprawdzenie rozliczeń, kontrola faktur.
- Przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie korespondencji w zakresie technicznej obsługi budynku.
- Prowadzenie spraw związanych z odszkodowaniami.
- Pozyskiwanie ofert i na prace remontowe, projekty, opinie techniczne itp.
- Sporządzanie umów i zlecanie wykonania robót budowlanych na podstawie ważnej uchwały wspólnoty i po dokonaniu wyboru wykonawcy przez Zarząd Wspólnoty.
- Zapewnienie pogotowia technicznego dla sprawnego utrzymania instalacji i urządzeń w budynku.
- Roczne i pięcioletnie przeglądy budynku (ogólnobudowlane).
- Nadzór nad robotami remontowymi.